Dieser Beitrag fasst den Workshop „Zeigen oder wirken? Innovative Vorhaben gezielt richtig bewerten und ausrichten“ zusammen.
„Zeigen oder wirken? Innovative Vorhaben gezielt richtig bewerten und ausrichten“ war einer der sechs Workshops, die am 2. Dezember 2021 auf der ersten PIAZZA-Konferenz durchgeführt wurden. Die Workshopleiter waren Felix Köhler, Jan Reddehase, Holger Deutschmann und Christian Peters von der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales des Landes Berlin. Im Mittelpunkt stand die Erstellung eines Flowcharts, das zur Bewertung von Innovationsvorhaben in der Verwaltungsdigitalisierung genutzt werden kann.
Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung: Leuchtturm- oder Strukturprojekt?
Oft frustrieren Digitalisierungsprojekte, die nicht zu einer nachhaltigen Veränderung führen – die Rede ist dann von einem „Innovationstheater“. Zudem können falsche Erwartungen zu Fehlentscheidungen führen, die schlussendlich zu Verschwendung von knappen Personal- und Finanzmitteln führen. Deshalb fragten sich die Referent:innen in ihrem Workshop: Wie unterscheiden sich die verschiedenen Typen von Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung? Wann ergibt ein Leuchtturmprojekt Sinn? Wann sollte ein Strukturprojekt angestrebt werden? Wann ist ein Abbruch eines Projekts sinnvoll, oder sogar die beste Option und wie kann dies der Führungsebene vermittelt werden? Das Ergebnis war ein Flowchart zur Einordnung von Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung. Im Rahmen des Workshops wurde das Flowchart vorgestellt und anhand praktischer Fallbeispiele der Teilnehmer:innen als potentielles Handwerkszeug für die Anwendung im Verwaltungsalltag evaluiert.
Zahlreiche Faktoren können ein Digitalisierungsvorhaben zum Scheitern bringen. So fanden auch die Teilnehmer:innen zu Beginn des Workshops mithilfe der sogenannten „Kopfstandtechnik“ (“Paradoxe Intervention”) zahlreiche Faktoren, die ein Digitalisierungsvorhaben sicher zum Scheitern bringen:
Workshop-Ergebnisse
Die wesentlichen Workshop-Ergebnisse lassen sich in vier Punkten zusammenfassen:
1. Es ist wichtig Digitalisierungsvorhaben einzuordnen. Das Flowchart erfüllt seinen Zweck.
Die Einordnung von Digitalisierungsvorhaben und -projekten kann einige Stolpersteine aus dem Weg räumen, insbesondere falsche und divergierende Annahmen und Erwartungen der Projektbeteiligten. Eine Reihe an Fehlentscheidungen ist häufig die Folge. Im Falle eines „Leuchtturmprojektes“ beispielsweise wird es selten erforderlich sein, möglichst viele Ressorts am Projekt zu beteiligen, was bei einem „Strukturprojekt“ schon wahrscheinlicher ist. Deshalb waren sich die Teilnehmer:innen einig: Das Flowchart ist ein wichtiges und effektives Werkzeug im Verwaltungsalltag. Insbesondere die einfache Anwendbarkeit, Strukturiertheit und Objektivität machen es zu einer guten Entscheidungsgrundlage.
2. Es bedarf konkreter Handlungsempfehlungen nach der Einordnung des Vorhabens.
Ohne Handlungsempfehlungen steht zwar die Charakterisierung des Digitalisierungsvorhabens fest, es bedarf jedoch noch einer Roadmap mit Vorgaben zu den weiteren Prozessschritten. Deshalb war man sich einig, dass das Flowchart um Handlungsempfehlungen zum weiteren Vorgehen jeweils für Abbrüche, Leuchtturm- und Strukturprojekte ergänzt werden sollte.
3. Die Linien sollten nicht vorschnell zum Abbruch führen.
Nach Ansicht der Teilnehmer:innen führen im aktuellen Flowchart viele Linien zu Abbrüchen, die durch die Abfrage bzw. Konkretisierung weiterer Projektdimensionen verhindert werden könnten. Besonders anschaulich ist hierbei die erste Frage, die ohne einen Projektauftrag oder eine Zielvorgabe einen Abbruch herbeiführen könnte, obwohl die Handlungsempfehlung auch „Konkretisieren Sie die Projektziele und holen Sie einen Projektauftrag ein“ lauten könnte.
4. Es bedarf weiterer (begrifflicher) Schärfung, Ausdifferenzierung und Ergänzung.
Am vorherigen Beispiel wird deutlich: Teils beziehen sich die einzelnen Flowchart-Fragen auf mehrere Aspekte (Projektauftrag und -ziel) oder bedürfen, wie beispielsweise bei der zweiten Frage („Befinden Sie Sich in einer komplexen Stakeholderumgebung?“), einer begrifflichen Schärfung (kompliziert vs. komplex). Dies stellten auch die Teilnehmer:innen an unterschiedlichen Stellen fest.
Fazit
Die Effektivität des Flowcharts hat sich in den drei Fallbeispielen als hilfreich herausgestellt und mögliche Verbesserungspotentiale wurden identifiziert. Der Wunsch der Teilnehmer:innen nach einer Weiterentwicklung des Flowcharts und weiterer Beteiligung, lässt darauf schließen, dass das Flowchart überzeugt hat und auf tatsächlichen Bedarf trifft.
Titelbild: Johannes Plenio | Pexels
